Treueprogramm-Software auswählen: Ratgeber für 2026

Kläre zuerst, welchen Kartentyp du brauchst

Bevor du Anbieter vergleichst, entscheide, wie du Kunden belohnen willst; nicht jedes Tool kann jeden Kartentyp. Eine Karte, die nicht zum Rhythmus deines Betriebs passt, funktioniert auch mit der besten Software nicht.

• Stempelkarte: „10 Kaffees, 1 gratis“. Am verständlichsten, wenn Kunden oft und mit ähnlichen Beträgen kaufen.
• Punktekarte: Punkte je nach Umsatz. Fairer, wenn der Bon stark schwankt (Restaurant, Boutique, Lebensmittelladen).
• Stufenkarte: Wer mehr ausgibt, steigt von Silber zu Gold auf. Passt zu Salons mit wenigen, aber wertvollen Stammkunden.
• Mehrfachkarte: vorab verkaufte Leistungen wie „10er-Karte“. Für Kosmetik, Spa und Personal Training.
• Mitgliedschaft: zeitlich begrenzte Mitgliedschaft mit Check-in. Für Fitnessstudios und Studios.
• Prepaid-Guthaben: Kunden laden Geld auf die Karte, das beim Bezahlen abgebucht wird. Holt im Café oder in der Bäckerei Liquidität nach vorn.

Auch wenn du heute nur Stempel brauchst, willst du später vielleicht Mehrfachkarten oder Guthaben anbieten. Frag nach, ob das ein eigenes Produkt ist oder im selben Dashboard läuft. Den Unterschied zur Papierkarte erklärt der Ratgeber Was ist eine digitale Kundenkarte?.

Wallet-Karte oder eigene App?

Diese Frage beeinflusst die Teilnahmequote am stärksten. Wer an der Kasse steht, will keine App laden, kein Konto anlegen und kein Passwort vergeben. Bei Wallet-Karten scannt der Kunde einen QR-Code mit der Handykamera, und die Karte ist in wenigen Sekunden auf dem Telefon.

Tools mit eigener App haben auch Vorteile: Sie können Speisekarte, Bestellung oder Reservierung mitbringen. Nur für ein Treueprogramm eine App zu verlangen, senkt bei kleinen Betrieben aber meist die Teilnahme. Achte auf diese Punkte:

• Landet die Karte auf dem iPhone in Apple Wallet? Wie funktioniert sie auf Android?
• Welche Daten muss der Kunde beim Beitritt angeben? Jedes zusätzliche Feld kostet Teilnehmer.
• Erscheint die Karte auf dem Sperrbildschirm, oder muss der Kunde erst eine App öffnen?
• Was passiert, wenn jemand das Handy wechselt oder die Karte löscht?

Wie Wallet-Karten im Detail funktionieren, zeigt der Ratgeber Treuekarte im Apple Wallet.

Preismodell: pro Standort, pro Kunde oder nach Nachrichtenkontingent

Der Listenpreis allein sagt wenig; entscheidend ist, wie sich die Rechnung verändert, wenn dein Betrieb wächst. Am Markt siehst du drei gängige Modelle, oft gemischt:

• Pro Standort: feste Gebühr je Filiale. Mehr Kunden ändern nichts, eine neue Filiale schon. Am leichtesten zu planen.
• Nach Kundenzahl: Ab einer bestimmten Zahl registrierter oder aktiver Kunden rutschst du ins nächste Paket. Eine erfolgreiche Aktion kann die Rechnung erhöhen.
• Nach Nachrichtenkontingent: Eine bestimmte Zahl an Push-Nachrichten, SMS oder E-Mails ist enthalten, der Rest kostet extra. Wenn du viel mit Kampagnen arbeitest, rechne das Kontingent nach.

Manche Anbieter kommen mit Einrichtungsgebühr, Provision pro Transaktion oder Mindestlaufzeit dazu. Frag im Angebot ganz konkret: „Was zahle ich in einem Jahr, wenn sich meine Kundenzahl verdoppelt und ich eine zweite Filiale eröffne?“ Zahlen und versteckte Kosten findest du im Ratgeber Was kostet ein Treueprogramm?.

Wie wichtig sind Nachrichten und automatische Kampagnen?

Die Karte bringt den Kunden einmal; die Nachricht bringt ihn wieder. Eine Erinnerung an Gäste, die länger nicht da waren, ein Geburtstagsgeschenk oder „deine Karte ist fast voll“ – das ist der Teil, der die eigentliche Arbeit macht.

Unterscheide dabei zwei Dinge: manuell verschickte Kampagnen und Automationen, die von selbst laufen. Manuelle Kampagnen kann jedes Tool; der Unterschied zeigt sich, wenn du eine Regel einmal einrichtest und vergessen kannst. Frag nach:

• Lassen sich Rückgewinnung (Nachricht an länger ausgebliebene Kunden) und Geburtstagsaktionen automatisieren?
• Wohin geht die Nachricht: auf den Wallet-Sperrbildschirm, per SMS oder in eine App? SMS kostet meist extra.
• Wie viele Kampagnen pro Monat sind enthalten, und was passiert, wenn das Kontingent aufgebraucht ist?
• Gehen Werbenachrichten nur an Kunden mit ausdrücklicher Einwilligung? Nach DSGVO und UWG ist das Pflicht.

Wer zu oft schreibt, nervt. Ein gutes Tool bietet dir Segmente (z. B. nur Kunden mit Abwanderungsrisiko) und eine Zeitplanung.

Kassenablauf, Personal und Offline-Betrieb

Wenn das Programm die Kasse bremst, hört das Personal auf, es zu nutzen. Denk vor dem Kauf an deine Stoßzeit: Wie viele Sekunden dauert ein Stempel, wenn die Schlange lang ist?

• Braucht das Personal ein eigenes Gerät, oder scannt es den QR-Code der Karte mit dem eigenen Handy?
• Hat jede Person einen eigenen Zugang? Siehst du, wer wann gestempelt hat?
• Wie werden Fehler und Missbrauch verhindert, etwa mehrere Stempel direkt hintereinander?
• Was passiert, wenn das Internet ausfällt? Werden Stempel zwischengespeichert und später gesendet, oder steht die Kasse still?
• Gibt es Tischaufsteller, Poster und Sticker mit QR-Code als fertige Vorlage, oder musst du das Design selbst beauftragen?

Schau auch auf das Limit an Mitarbeitenden im Paket: Ein Café mit zwei Leuten braucht etwas anderes als ein Restaurant mit zehn.

Filialberichte, Datenexport und DSGVO

Die Kundenliste gehört dir, nicht dem Tool. Wenn du irgendwann wechseln willst, musst du deine Daten mitnehmen können. Prüfe deshalb vorab, ob sich Kunden- und Transaktionsdaten in einem Standardformat wie CSV exportieren lassen.

Mit mehreren Filialen wird das Reporting wichtig: Siehst du alle Standorte in einem Dashboard, und kannst du erkennen, welche Filiale mehr Stammkunden bringt? Was für einen Laden reicht, reicht für drei oft nicht mehr.

Weil du personenbezogene Daten und Werbeeinwilligungen verarbeitest, gehört die DSGVO auf die Liste:

• Gibt es beim Beitritt eine Datenschutzinformation und eine eigene, nicht vorangekreuzte Einwilligung für Werbung?
• Werden Einwilligungen und Widerrufe mit Zeitpunkt gespeichert?
• Bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an?
• Werden Kampagnen technisch gesperrt für Kunden ohne Einwilligung?

Integrationen, Testphase und Support

„Gibt es eine Kassenanbindung?“ ist eine der häufigsten Fragen. Die Realität: Kassensysteme sind sehr unterschiedlich, und nicht jedes Tool spricht mit jeder Kasse. Für die meisten kleinen Betriebe ist es schneller und günstiger, den QR-Code der Karte an der Kasse zu scannen, als eine Integration aufzusetzen. Wenn du eigene Software oder einen Entwickler hast, frag nach API und Webhooks; die stecken meist in den höheren Paketen.

Vergleiche auch die Testbedingungen:

• Wie viele Tage dauert die Testphase, und sind alle Funktionen offen oder nur das kleinste Paket?
• Brauchst du für den Test eine Kreditkarte? Wird nach dem Test automatisch abgebucht?
• Gibt es eine Mindestlaufzeit, oder kannst du monatlich kündigen?

Frag zum Schluss nach der Support-Sprache. Wenn du bei einer Kampagne oder einer Datenschutzfrage hängst, ist Hilfe auf Deutsch deutlich schneller als ein englisches Ticket.

Welches Modell passt zu welchem Betrieb?

Das richtige Tool hängt davon ab, wie oft Kunden kommen und wie ihr Einkauf aussieht. Die folgenden Punkte sind keine festen Regeln, sondern ein Startpunkt:

• Café: häufige, kleine Käufe. Stempelkarte und schneller Kassenablauf zuerst; Prepaid-Guthaben hilft der Liquidität.
• Restaurant: schwankender Bon. Punktekarte ist fairer; Rückgewinnungskampagnen sind wichtig.
• Barbier: Kunden kommen alle paar Wochen. Eine Stempelkarte reicht; der eigentliche Wert ist die Erinnerung, wenn jemand überfällig ist.
• Kosmetiksalon und Spa: Mehrfach- und Stufenkarten stehen im Vordergrund; wenige, aber wertvolle Kunden.
• Fitnessstudio: braucht Mitgliedschaft und Check-in; eine zeitlich begrenzte Mitgliedskarte bringt mehr als Stempel.
• Boutique und Lebensmittelladen: Punkte und Stufen; segmentierte Kampagnen zählen.
• Mehrere Filialen: Achte zuerst auf Preise pro Standort und Berichte je Filiale.

Checkliste vor dem Kauf

Vergleiche jedes Angebot mit denselben Fragen:

1. Unterstützt es meinen Kartentyp (Stempel, Punkte, Stufen, Mehrfachkarte, Mitgliedschaft, Guthaben)?
2. Können Kunden ohne App-Download teilnehmen?
3. Wonach steigt der Preis: Standorte, Kundenzahl oder Nachrichtenkontingent? Was zahle ich in einem Jahr?
4. In welchem Paket sind automatische Kampagnen, und wie viele Sendungen pro Monat sind enthalten?
5. Wie lange dauert ein Stempel an der Kasse, und was passiert bei Internetausfall?
6. Kann ich meine Daten als CSV exportieren; sind Einwilligungen DSGVO-konform dokumentiert?
7. Gibt es druckfertiges QR-Material?
8. Wie lange ist die Testphase, sind alle Funktionen offen, braucht es Kartendaten?
9. Gibt es Support in meiner Sprache?

Auch Dokun kannst du mit dieser Liste prüfen: Die Karte landet auf dem iPhone in Apple Wallet, der Preis gilt pro Standort, und in der 7-tägigen Testphase sind alle Funktionen offen, ohne Kartendaten. Was in welchem Paket steckt, siehst du unter Preise. Wenn du die Liste im eigenen Betrieb testen willst, starte kostenlos.