KVKK ve İYS: sadakat programında hangi bilgiyi toplamamalısın

Sadakat programı kurarken soru genelde teknik oluyor: hangi sistem, hangi kart, hangi entegrasyon. Oysa ilk soru şu olmalı: hangi bilgiyi gerçekten toplamam gerekiyor? Cevap çoğu işletmede düşündüğünden kısa. Kartı çalıştırmak için kimlik, adres ya da doğum tarihi gerekmiyor.

Az veri toplamak bir kolaylık değil, yükümlülüğü de sadeleştiren bir tercih. Bu yazıda neyi toplamaman gerektiğini, hangi durumda hangi yükümlülüğün başladığını ve İYS onayını anlatıyorum. Yazı genel bilgi amaçlı, hukuki görüş değil; işletmene özel durum için bir uzmandan görüş alman gerekebilir.

Kartı çalıştıran bilgi sayısı bir

Müşteri masadaki ya da vitrindeki QR'ı telefon kamerasıyla okutur, kart Apple Wallet içine eklenir. Kasada damgayı personel kendi ekranından işler. Bu akış için kart numarası, doğum tarihi ya da adres istenmez; kart bilgisi de saklanmaz. Panelde yalnızca toplam sayılar görünür: gün içinde işlenen ziyaret, kartı kaydeden müşteri ve tekrar gelen müşteri oranı.

İstememen gereken veriler

• Kimlik numarası, kimlik fotokopisi, ehliyet görüntüsü
• Doğum tarihi ve ev adresi
• Sağlık bilgisi, özellikle spor salonu, güzellik salonu ve spada
• Tam kart numarası ve son kullanma tarihi
• Ödeme bilgisi; ödeme zaten kasada tamamlanıyor
• Yalnızca tek bir hizmet için gereken ayrıntılar, örneğin plaka
• Kampanyada kullanmayacağın detaylar

Basit test şudur: bu bilgi olmadan hizmeti veremeyeceğini müşteriye tek cümleyle anlatabiliyor musun? Anlatamıyorsan istememelisin.

KVKK tarafı

Kişisel veri işlediğin anda aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülükleri başlar. Kart verirken müşteriyi kısa ve anlaşılır bir metinle bilgilendir. Panele kimin eriştiğini sınırla, her personele ayrı hesap ver, işten ayrılanın erişimini aynı gün kapat. Müşteri verisini kendi telefonuna ya da kasa arkasındaki deftere kopyalamayı bırak; veri kaybı çoğu işletmede tam olarak burada oluyor.

İYS tarafı

Kartı vermek ile mesaj göndermek ayrı işler. Damga basmak hizmetin kendisidir ve onay gerektirmez; SMS, WhatsApp ya da e-posta ile kampanya mesajı göndermek için İYS onayı gerekir.

Onayı alırken üç şeye dikkat et: kutuya önceden işaret koyma, müşteri kendi işaretlesin; hangi kanaldan ve ne tür mesajlar için onay verdiğini yaz; onayın tarihini ve metnini sakla. Onayı aldığını kanıtlayamazsan onay almamış sayılırsın. Onayını geri alan müşteriyi aynı gün listeden çıkar.

Kullanmadığın veriyi tutma

Saklama süresini yazılı belirle. Pazarlama onayı olmayan müşterinin iletişim bilgisini kampanya için tutmanın bir işlevi yok. Programı bitirdiğinde aynı soruyu yeniden sor: hangi veri hâlâ işe yarıyor?

Kurguyu müşterinin telefonunda tutmak, işletmede kişisel veri dosyası biriktirmekten daha kolay yönetiliyor. Kart müşterinin cüzdanında durur, ziyaret kaydı senin panelinde kalır, kampanya mesajı yalnızca onay veren müşteriye gider.

Kurulumu 7 gün ücretsiz deneyebilirsin: https://dokun.io/tr/signup. Paketler https://dokun.io/tr#pricing, sektör ve kampanya örnekleri https://dokun.io/tr/blog adresinde.